スタッフ

この研究会を運営するのに何名くらいのスタッフが必要なのでしょうか。

当日に発生する業務を挙げてみると
受付（準備、業務、撤収）
演習（準備、講師、撤収）
交流会（準備、進行、撤収）
会場（準備、案内、撤収）

事前、事後の業務としては
会場の手配
備品の準備
参加登録
アンケートの集計

どれも開催校だけで負担するのではなく、参加者がスタッフとなってできることを担っていくこともできるでしょう。
皆んなで作りあげる研究会にした方が良い気もします。

開催校でなければできない業務としては、
会場の手配、備品の準備、会場案内くらいではないでしょうか。

事前事後の参加登録やアンケートの集計は事務局で行うことができます。
当日業務の机や椅子の設置、受付確認をはじめその他の業務も参加者の有志、事務局で補うことができると思います。
交流会は大学生協などを使えば、そちらにお任せできます。

手間や人数やお金は、かけようと思えばいくらでもかけられます。その分、中身も充実はしてくるでしょう。
逆にコンパクトに手間ヒマかけずに作りあげることもできるでしょう。
どちらも行き過ぎては良いものとは呼べないものになる気がします。
最低限このくらいという器を提示し、開催校それぞれの立場や環境で盛り付け、色付けをしてもらう様な方法が良いのかもしれません。

そのためにもここで言う「事務局」や「有志」と言ったものを拡充させておく必要がありますね。